يُعدُّ تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP)) – لأول مرة- عملية ليست بالسهلة، حيث يستغرق الكثير من الوقت والتخطيط الدقيق والدراسة لمعرفة الفوائد التي تعود على المؤسسة بالفعل، حيث يكون تحت الاختبار لمدة تبدأ من ثلاثة شهور وتمتد إلى سنة في بعض الأحيان، وذلك لأن تطبيق النظام يحتاج لتغيرات جوهرية في العمل بحيث يتحول فريق الـ IT في المؤسسة إلى مدير مشروع تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP)) في المؤسسة، نظرًا لدوره المستقبلي في تقديم النصيحة لبقية أقسام المؤسسة،  وكونه المستشار التدريبي في جميع أوجه النشاط.

وفي هذه المقالة، سنأخذك في جولة عبر كل ما تحتاجه من نصائح – عليك ألا تتهاون في تنفيذها- كمدير لمشروع تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP في مؤسسة ما.

الخطوات الهامة لتطبيق نظامERP في المؤسسة:

فيما يلي الخطوات الأساسية التي تحتاج إلى اتخاذها – كمدير لمشروع تطبيق نظام ERP- من أجل تنفيذ ناجح لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP):

1. تحديد الغرض والهدف المقصود من تطبيق نظام ERP:

يجب على الإدارة العليا التي قررت تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP)) أن تضع هدفًا حقيقيًا يُلبِّي متطلباتها وفهمها لهذه المتطلبات تمامًا بالاتفاق مع مدير مشروع نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP)) في المؤسسة، باعتبار أن ضرورة تنفيذها هدف المؤسسة الرئيس، مع جعل هذه المتطلبات مرجعًا لقياس مستوى نجاح تطبيق نظام ERP)). سيكون من الاحترافية حقًا للمؤسسة تحديد المعايير الرئيسة لنجاح التطبيق وتحقيق العائد على الاستثمار Return on Investment- ROI)) قبل تطبيق النظام لقياس مدى استفادتها من النظام بشكل دقيق.

2. تحديد المتطلبات:

بناءً على الخطوة السابقة وبعد عقد اجتماعات مع مدير كل قسم في الشركة لكتابة المتطلبات التفصيلية لجميع الأقسام، على مدير مشروع نظام ERP)) في المؤسسة:

• محاولة فهم طريقة عمل كل قسم، ويشمل ذلك التعرف على مشكلاته واحتياجاته.
• الاجتماع مع المدير العام وجميع العاملين لربط الاحتياجات وتفنيد المشكلات.
• كتابة وثيقة المتطلبات Request for Proposal- RFP)) مع مراعاة ذكر جميع المتطلبات، بهدف تقديمها لموردي أنظمة ERP)) لتقديم العروض واختيار البرنامج المناسب.
• الحرص على توثيق المتطلبات لضمان نقل الصورة الواضحة للجهة المُطبِّقة.

3. إعطاء أولوية للعمليات:

يُساعِد رسم العمليات وتوثيقها كتابيًا – من البداية- مدير مشروع نظام ERP)) على الاختيار الصحيح لنظام الـ ERP)) الأمثل للمؤسسة والوافي لمتطلباتها. ولا يُمْكِن أن تتضح الاحتياجات الواضحة حتى تُعرّف العمليات التجارية (Business Processes) بشكل جيد، وتلك العمليات لا يمكن تعريفها إلا برسم توجه مفهوم وواضح لاستراتيجيتها المستقبلية.

4. التمهل قبل البدء في شراء أو تطبيق نظام ERP)):

يجب على مدير مشروع نظام ERP)) تبني قاعدة 80/20، وهي أن يقضي 80% من وقته في التخطيط و20% في التنفيذ. لذا قبل إتمام الصفقة مع إحدى شركات برامج ERP))، يجب على المدير التأكد من فهم هذه الشركة لمتطلبات العمل بشكل جيد قبل البدء في تنفيذ المشروع، هذه الخطوة ستجعل اقتراح الحلول للمشاكل المستقبلية في المؤسسة أكثر سهولةً.

5. تلقي دعم الإدارة العليا:

للأسف أغلب مشاريع تخطيط موارد المؤسسة ERP)) التي لا تُدعَم من إدارتها التنفيذية مصيرها الفشل!، لذا ينبغي على مدير مشروع نظام ERP)) الحرص على أن تكون الإدارة العليا على علم بتطورات تنفيذ المشروع؛ لتكون جاهزة للتدخل في أي عقبات، فضلًا عن تلقي دعمها في المحافظة على التزام الموظفين في المؤسسة.

6. إجادة معالجة عملية التغيير:

يُعدُّ تركيب نظام الـ ERP)) تحولًا كبيرًا على المؤسسة ككل، ولأن الإنسان عدو ما يجهله، فستتولد معارضة من أغلب الموظفين في المؤسسة، وخصوصًا إن هذا النظام سيعمل على نسف ما اعتادوا عليه على مر السنين، وتغيير أسلوب عملهم، بل قد يأخذهم تفكيرهم إلى أن المؤسسة – بسبب هذا النظام- ستُحمِّلهم المزيد من الأعباء والتعقيدات “عمل إضافي” (على حد تعبيرهم)، لذا يجب على مدير مشروع نظام ERP)) الإسراع في معالجة هذه الناحية، مع الحرص على عدم إهمال عملية التدريب والاقتصاد فيها، وإعادة التدريب لو اضطرَّ إلى ذلك مرارًا.

7. تقسيم المشروع إلى مراحل:

عند تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP)) على نشاطات الشركة، فيجب أن يقوم مدير المشروع بتلك العميلة بشكل مرحلي، فمثلًا:

• يبدأ بتطبيق النظام المالية، والقطاع التجاري.
• وبعد ذلك، يمنح نفسه فترةً – شهر مثلًا- يُجرِّب فيها مُخرجات النظام ويتأكد من مهارة الموظفين عليه.
• ومن ثَمَّ، يبدأ بتطبيق النظام في قسم الصيانة، والتصنيع، وهكذا.

8. تجربة النظام قبل تفعيله رسميًا:

ويمكن لمدير مشروع نظام ERP)) في المؤسسة تجربة النظام من خلال الحرص على إنشاء بيئة تجريبية تُحاكِي البيانات الحقيقة لمعلومات المؤسسة؛ بهدف إشعار الموظفين بأريحية في التعامل مع النظام، مع تقديم الفرصة لهم لتجربة جميع السيناريوهات التي يمارسونها يوميًا، وأيضًا اكتشاف الأخطاء قبل الانتقال الى مرحلة التشغيل الفعلي.

9. فحص النظام قبل اعتماد المشروع:

ويتحقق لمدير مشروع نظام ERP)) في المؤسسة ذلك من خلال عدة خطوات، ألا وهي:

• فحص انسيابية مدخلات النظام ومدى أريحية الموظفين في التعامل معها.
• التأكد من جودة مخرجاته من تقارير ومطبوعات.
• تقييم سرعة الأداء.
• الحرص على التمهل في فحص النظام لأيام طويلة.
• التحقق من إشراك المستخدمين في فحص النظام، ومن ثَمّ، الحصول على موافقتهم قبل اعتماد المشروع.

10. تقييم الجاهزية قبل البدء بتشغيل النظام:

ويُعنى بالجاهزية هنا جاهزية المؤسسة لتطبيق نظام الـ ERP))، لذا على مدير مشروع نظام ERP)) في المؤسسة تقييم جاهزية المؤسسة لتطبيق نظام الـ ERP))، فلا يمكن البدء في التشغيل الفعلي للنظام في الحالات الآتية:

• قرارات الإدارات متذبذبة، أو الرؤى غير واضحة.
• الاستراتيجيات متعثرة، والأهداف غير مرسومة.
• الخطط العامة والفرعية غير موضوعة، وأصناف المستودعات غير منظمة.
• قائمة العملاء والموردين مشتَّتة ومُكرَّرة، والأصول الثابتة سائبة.
• الموظفون لا يعلمون مهامهم الرئيسة وبالكاد يعلمون كيفية تشغيل الكمبيوتر!

وهكذا أخيرًا، أنت الآن تحيط علمًا بكل ما يخص أهم عشر خطوات لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) بنجاح في مؤسستك، كما يمكنكم طلب المساعدة من شركة “أسيل للتقنية والاستشارات” في تصميم برامج (ERP) الاحترافية، سواء نظام “Odoo ERP”، أو نظام “Oracle ERP”؛ لتخطيط موارد المؤسسة بشكل أفضل من خلال كادر مؤهل من مجموعة من الخبراء في البرمجيات في جميع الصناعات.